良いホウ・レン・ソウを行うには何から始めれば良いでしょう。
管理職、従業員も当然ながら人の子です。ホウ・レン・ソウもお互いを信頼した真面目な雑談から始めるのが良いでしょう。
職場のコミュニケーション
仕事は人と人とのコミュニケーションによって動いています。職場におけるホウ・レン・ソウもその一つです。では、職場における双方向のコミュニケーションにはどのようなものがあるでしょう。
このように、職場におけるコミュニケーションは、日々の挨拶から公的な社内外の会議まで幅広くあります。
ここで、業務の情報は主に①会議や②報告・連絡・相談でやりとりされます。
しかし、その前に挨拶はできているでしょうか。
ホウ・レン・ソウだけに注力してもうまくいかない!?
業務情報のやりとりの強化をホウ・レン・ソウや会議だけで行おうとしても、効果が出ない場合があります。
このような場合、普段の挨拶や雑談、つまり普段のコミュニケーションに活気があるかどうかがカギとなります。
会議やホウ・レン・ソウも基本的なコミュニケーションの延長です。挨拶や雑談といった基本的なコミュニケーションができていないとホウ・レン・ソウ等のフォーマルなコミュニケーションはできません。また傍証として、会社の状況や将来、そしてお客様のことを考えた真面目な雑談が多くなされている会社が良い業績を上げる、といった例が多く見られています。
ホウ・レン・ソウの前に信頼を
基本的なコミュニケーションを良くするには、どのようにすれば良いでしょうか？それには「相手を知る」ことと「信頼」が大切です。
お互いに相手を受け入れて「相手を知り」、相手を理解し「信頼」を築くと、効果的でタイムリーな報告・連絡、そして共感を呼ぶ相談が行われるようになります。
逆に、信頼関係が築けていない職場では相談があまり起こりません。
相手を知る
上司や部下であれ社長であれ、相手の事を知らないと受け入れることができません。相手を受け入れ、信頼する第一歩は相手を知ることです。そして、相手を知るには普段の挨拶や雑談を通して人となり（性格、行動パターン、言動、思考、情動、特性 等）に少しでも興味を持つことです。
信頼の築き方
相手を知った上でさらに信頼を築くには、「共感」を呼ぶコミュニケーションを日々実践するのが良いです。そして、脳科学的にも理にかなった共感を呼びやすいコミュニケーション方法があります。
それは、①見つめる ②ほほえむ ③話しかける、等の非常に基本的な方法です。これを意識したコミュニケーションを心がけることで、共感を呼ぶようになります。また、相手の性格や心理状態に合わせた問いかけを行うことで、相手が受け入れやすい（受容しやすい）コミュニケーションが可能です。こういったコミュニケーションができるようになれば、相手の立場に立った、質の良いホウ・レン・ソウができるでしょう。さらに、ホウ・レン・ソウでもたらされた情報を活用した大人数での「会議のファシリテーション」（場の促進）も可能になります。
良いホウ・レン・ソウは挨拶、そして真面目な雑談から！
相手に興味を持ち、共感、信頼を生むコミュニケーションを続けることが良いホウ・レン・ソウを生みます。そこで、まずは基本的なコミュニケーションである挨拶、そして真面目な雑談ができる職場を中間目標にするのが良いでしょう。
以下に職場で簡単に始められる真面目な雑談へのコツを挙げます。以下を実践することが、良いホウ・レン・ソウの起こる職場へのきっかけになります。ぜひ実践してみてください。
①挨拶をこちらからしてみる。（相手との関わりを持つ）
②まずは挨拶から始めよう、と周りを促す。
③相手に興味を持つ。
④就業中に、真面目な雑談（業務の改善案等）をしてみる。
（2006/07/01 速習）
